El Business Intelligence es una disciplina de toma de decisiones, que estudia y gestiona datos, la información y el conocimiento.
Suele ser utilizados en empresas, donde puede haber un departamento especialmente dedicado a esto y tienen el fin de facilitar la toma de decisiones a los diferentes directivos, departamentos o empleados de una empresa.
En definitiva en este tema el principal elemento que vamos a tratar es la toma de decisiones.
Debemos tener en cuenta que al tomar una decisión, normalmente nos basamos en una información y en función de lo mas relevante de esta y según por el camino que queramos ir, tomamos una decisión u otra.
Con lo cual la información ejerce un papel fundamental en la toma de decisiones, con lo cual para poder acceder de manera eficiente a la información tendremos que tenerla bien almacenada (bases de datos, nube, etc.) y a su vez tener y seguir unos procesos de búsqueda y recuperación de la información eficientes, como hemos visto en publicaciones anteriores.
Para la toma de decisiones, normalmente se suelen seguir una serie de pasos:
- Definir el problema.
- Analizar el problema.
- Evaluar las alternativas que tenemos.
- Elegir la alternativa correcta.
- Aplicar la decisión.
Para decidir por una alternativa u otra, podemos contar con unos sistemas de toma de decisiones. los cuales, son unas herramientas de software que analizan, almacenan y gestionan una serie de datos que permite que la toma de datos sea mas eficiente, o incluso pueden tomar decisiones de forma automática según unos criterios establecidos.
Algunos sistemas para la toma de decisiones son:
- DSS: Estos son sistemas de soporte para la toma de decisiones. Son softwares bastante complejos que permiten ayudar en la toma de decisiones. Se presentan como una parte fundamental del Business Intelligence.
Los Dss utilizan la información base de los ERP (todos los datos de una empresa) para analizarlos y así presentarlos de forma detallada.
Algunas características de estos son:(1)
- Presentan informes dinámicos y flexibles.
- No requieren conocimientos técnicos.
- Presentan respuestas de forma rápida.
- Integración entre los sistemas/departamentos de la empresa.
- La información que aporta es adaptada al usuario.
- Permite obtener información histórica detallada.
- GDSS: Son sistemas de toma de decisiones, como los DSS, pero con la particularidad de que estos sirven para tomar decisiones en grupo.
- EIS: Son sistemas de información para ejecutivos, aportándoles datos resumidos, detallados, con unas variables específicas, etc. Tienen la finalidad de ofrecer los datos lo mas sistematizados posibles para una correcta toma de decisión.
- EDSS: Estos son sistemas "expertos" de toma de decisiones. El nombre experto viene por que son sistemas de inteligencia artificial que intentan imitar o simular el razonamiento humano, y en base a esto , el sistema propone ciertas alternativas para elegir.
(1) Información obtenida de:
http://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_soporte_decisiones.aspx
https://uah-ce.blackboard.com/webct/urw/lc520020528001.tp5200205
http://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_soporte_decisiones.aspx
https://uah-ce.blackboard.com/webct/urw/lc520020528001.tp5200205
En cuanto al concepto de Business Intelligence, debemos saber que por ejemplo toda la información de una empresa, está organizada en un sistema conocido como Data Warehouse que recoge y organiza dicha información en Data Marks.
Este sistema de gestión permite realizar indicadores, informes, data mining etc, que sumando esta información a los recursos humanos, se llega al conocido Business Intelligence.
Esquema ejemplificador de como actua el Data Warehouse:
- Tenemos los datos ERP
- Estos datos paran por el proceso de normalización en la que estos puedan ser bien legibles.
- Estos datos normalizados pasan al Data Warehouse y son analizados.
- Finalmente los datos son convertidos en Data Marks y son utilizados por el departamento o persona correspondiente.
Para profundizar mas podemos decir que para la toma de decisiones hay que tener en cuenta que se parte de una perspectiva cognitivo-conductual. En la toma de decisiones se estudia el comportamiento humano entre una serie de variables, se estudia como se ha llegado o en base a que información se toma una decisión u otra y se aplica a una serie de sistemas informáticos para que lo tengan en cuenta y así poder ayudar en otras decisiones proponiendo alternativas o las mejores propuestas.
Normalmente se suele establecer la teoría de decisión normativa (motivación humana para llevarla a cabo) y en base a que información se guían para llegar a las decisiones.
Hay que tener en cuenta que la toma de decisiones en una empresa es diferente según el área de la empresa, con lo cual podemos distinguir entre:
- Nivel estratégico: El cual esta dirigida para la ayuda de toma de decisiones de altos cargos de una empresa, o los directores de departamentos. Estas decisiones a partir de diversos datos, pueden influenciar en la dirección global de la empresa, con lo cual es importante tomar buenas decisiones ya que pueden servir para impulsar a una empresa o por el contrario, perjudicarla.
- Nivel táctico: Estas decisiones también tienen un gran impacto en la empresa, pero a un nivel mas local y no influyen en las decisiones de nivel estratégico.
- Nivel Operativo: Al haber decisiones a nivel táctico, estas podrían definirse como las decisiones basadas en ese nivel táctico para llevarlas a cabo de la manera mas eficiente.
Siguiendo en el concepto de decisiones, nos encontramos con que podemos tener:
Decisiones programadas: Que pueden ser de carácter informático o no, y se establecen en función de una información.
Decisiones NO programadas: Estas suelen ser mas especificas y menos frecuentes, es decir, en esta, las variables son menos frecuentes y no son tan automatizadas como en la anterior, con lo cual necesitan ser mas reflexionadas y consensuadas para elegir la decisión correcta.
En cuanto al Business Intelligence hay que decir que no es una rama específica de la informática, sino que es un área interdisciplinar en la que trabajan profesionales de varias ramas, en las que se incluyen informáticos.
El BI permite recopilar datos para:
- Observar en que dirección va la empresa o detectar un problema
- Saber porque ha sucedido o sucede
- Predecir que ocurrirá y poder planear un plan de actuación ante esto.
- Consensuar en equipo que es lo que deberían hacer entre todos
- Decidir, ante unas circunstancias determinadas, el camino a seguir.
En cuanto al Data Wharehouse (2) o como también es conocido: Almacén de datos empresariales (EDW), podemos decir que se usa para depurar e integrar información que proviene de distintos lugares como pueden ser diferentes bases de datos ajenos a la empresa, de la propia empresa pero hay que "normalizarlos, etc. Para que así información sea mas homogénea y se pueda tener una mayor velocidad a la hora procesar y analizar, y permita ofrecer diferentes perspectivas.
Un Data Warehouse se caracteriza por ser:
- Integrado: Donde los datos deben ser convertidos de manera homogénea, creando estructuras propias que facilitan el trato de esta. Según hacia quien va dirigida la información la estructura varía en función de las necesidades.
- Temático: Los datos de estructuran y organizan según una temática determinada, con el fin de facilitar el acceso y la forma en la que van a ser representados para que puedan entenderlo los destinatarios.
- Histórico: En el Data Warehouse el tiempo es la parte implícita la información. Eso puede servir por ejemplo, para analizar tendencias. Esto permite analizar en el tiempo lo que ha ocurrido y así poder compararlo en otro determinado momento en tiempo distinto.
- No Volatil: La información comprendida en el Data Warehouse permite ser leída, pero no modificada, con lo cual esta información es permanente.
Los Data Warehouse tienen la característica de usas metadatos, que es el tener datos sobre los mismo datos. Esto permite obtener información sobre esos datos y eso permite obtener información de estos de manera mas sencilla y eficiente.
Los objetivos de los metadatos pueden ser:
- Ayudar al usuario final a encontrar y acceder a los datos del Data Warehouse con un lenguaje especifico y otorgando un significado a esos datos. Para ello, existen herramientas como los DSS o EIS.
- Ayudan a los encargados técnicos del Data Warehouse en aspectos de auditoría. (Gestión, administración, elaboración de programas para recuperar información, etc.)
Tambien hay que tener en cuenta, que dentro del concepto de Data Warehouse tenemos el ETL (Extraccion, transformación y carga) que nos permite entender como funciona.
- Extracción: Obtiene la información de distintas fuentes, tanto internas como externas.
- Transformación: Normaliza, homogeneización, depuración y agrupación de la información.
- Carga: Organiza y actualiza los datos y metadatos.
(2) Información obtenida de:
En cuanto al Data Mart, "es una base de datos departamental, especializada en el almacenamiento de los datos de un area de negocios específica" (2). Tiene la finalidad de ayudar a un determinado departamento a tomar decisiones acertadas. Para ello los datos son estructurados, agrupados y ordenados para que los usuarios puedan acceder de forma detallada, rápida y eficiente.
Para que los datos estén bien estructurados, pueden estar montados sobre una base de datos OLTP o OLAP.
OLTP: Se le añaden filtrados y agrupaciones extra para mejorar el rendimiento, según el área de la empresa a la que corresponda.
OLAP: Se basan en cubos OLAP que se construyen añadiendo características y "filtros" según par el área que se orienten.
Los datamarts que están dotados con estas estructuras óptimas de análisis presentan las siguientes ventajas: (3)
- Poco volumen de datos
- Mayor rapidez de consulta
- Consultas SQL y/o MDX sencillas
- Validación directa de la información
- Facilidad para la historización de los datos
(3) Información obtenida de:
El cuadro de mando integral o Balanced Scorecard "es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas o unidades"(4).
Se puede considerar como una aplicación en la cual transforma la información en objetivos y alternativas para que llegue esta información a un usuario determinado. Esto les facilitan las decisiones a que se les presentan los datos con diferentes alternativas, con el fin de que el usuario al que le llega tome la decisión mas acertada en función de los objetivos previstos.
Las propias herramientas como los DSS suelen llevar cuadros de mando.
Representación del cuadro de mando:
(4) Información obtenida de:
http://www.sinnexus.com/business_intelligence/cuadro_mando_integral.aspx
http://es.wikipedia.org/wiki/Cuadro_de_mando_integral
En conclusión, debemos tener en muy en cuenta que la información suele ser la base de todo. En este caso, para la toma de decisiones es muy importante la información que se tenga, como se tenga y como se pueda acceder a ella y como nos la encontramos representada.
Por ello las empresas, que en muchas ocasiones, una decisión puede suponer un crecimiento o decrecimiento de esta, le dan una gran importancia a estas decisiones, con lo cual va ligado a la importancia que deben darle al procesamiento de la información y a la ayuda que esta supone para elegir una opción u otra.
Por ello el Business Intelligence en una empresa como un determinado área de una empresa, cada vez se da en mas casos y se le da mas importancia.
Estos avances cada vez mayores en asesoramiento y facilidades que se otorgan a los usuarios para la toma de decisiones, cada vez son mas valorados y permiten mejorar en eficiencia y rendimiento a las empresas, fijando unos objetivos premeditados en parte gracias a esto.
Con lo cual, otra vez nos damos cuenta que la información es un concepto clave en la sociedad en la que nos encontramos y si nos ponemos en el lugar de las empresas que cada vez deben ser mas competitivas e intentan ser las primeras del sector en el que se encuentren, podemos concluir que gracias a las facilidades que desde ya hace años se nos vienen ofreciendo gracias a las nuevas tecnologías y en concreto la informática, para que una empresa sea realmente puntera en el mercado, es dificil que compita con otras que no usen estas herramientas y recursos.
Como preguntas abiertas para finalizar el tema:
- ¿Crees que las empresas que tienen Business Intelligence podrían estar un escalón por encima de aquellas que no lo tienen? ¿Porqué?
- ¿Piensas que el trabajo de se desempeña en el Business Intelligence podría hacerse solo con recursos humanos?
- Viendo de manera general como funciona el Business Intelligence, ¿como crees que se podrá seguir evolucionando en este área?
